生産性向上は「もっと頑張る」ことではない｜中小企業が仕事のムダを減らす7つの方法
miokaikei
社員は忙しく働いている。
それなのに、なぜ会社の生産性は上がらないのか。
生産性向上の出発点は、社員に「もっと早く」「もっと頑張って」と求めることではありません。 まず見るべきなのは、仕事の流れ、重複作業、判断待ち、やり直し、属人化、そして現場社員が感じている小さな不便です。
人手不足が続くなか、中小企業にとって 「今いる社員で、どうすればより良い仕事ができるか」 は重要な経営課題になっています。
ところが、生産性を上げようとして社員の仕事量を増やしてしまえば、疲労やミスが増え、かえって生産性が下がることがあります。
必要なのは、社員の努力量を増やすことではありません。
同じ時間、同じ人数でも、より大きな成果を生み出せる仕事の仕組みに変える。
生産性向上とは「忙しくすること」ではない
生産性は、大きくいえば 「投入した経営資源に対して、どれだけの成果を生み出したか」 という考え方です。
特に中小企業では、人の時間に対して、どれだけの付加価値を生み出せたかを見ることが重要です。
生産性が高い会社とは
- 残業時間が長い会社ではありません。
- 社員がいつも走り回っている会社でもありません。
- 仕事量を増やし続けている会社でもありません。
必要な仕事に時間を使い、ムダな仕事を減らし、成果につながる仕事を増やしている会社です。
生産性が上がらない会社に多い5つの状態
紙、Excel、販売管理、会計ソフトなどへ同じ情報を転記していれば、時間だけでなく入力ミスも増えます。
担当者が休むと止まる仕事は、その人の能力が高いほど問題が見えにくくなります。
社員が判断できる範囲が決まっていないと、小さな判断まで経営者や管理職に集中します。
「昔からやっている」という理由だけで続けている仕事が、会社の時間を奪っていることがあります。
生産性を落としている問題を最もよく知っているのは、実際にその仕事をしている社員であることが少なくありません。
「忙しい」の中身を分解すると、改善できる仕事が見えてきます。
まず仕事を「見える化」する
業務改善の第一歩は、現在の仕事を把握することです。
誰が、何を、どのくらいの時間を使い、どこから情報を受け取り、誰へ渡しているのか。
一度書き出してみるだけでも、
- 同じ数字を3人が確認している
- 一度入力した情報を別の帳票へ再入力している
- 毎月作っているが誰も見ていない資料がある
- 承認待ちの時間が長い
- 担当者によってやり方が違う
といった問題が見えてきます。
改善は「廃止」から考える
業務改善というと、すぐに新しいシステムやAIを導入したくなります。
しかし、その前に一度、 「そもそも、この仕事は必要なのか」 と考えることが重要です。
↓
簡単にできないか
↓
標準化できないか
↓
自動化できないか
不要な仕事をそのままIT化すれば、 不要な作業を高速化しただけ になってしまいます。
属人化を減らす
「この仕事はAさんしか分からない」という状態は、中小企業ではよくあります。
Aさんの経験や能力は会社にとって大きな財産です。 しかし、仕事そのものまでAさんに依存してしまうと、Aさんが忙しくなり、周囲もAさんの判断を待つようになります。
- 仕事の手順
- 判断基準
- 必要資料
- 注意点
- チェックポイント
まずは簡単なチェックリストでも十分です。
社長への「判断集中」を減らす
中小企業では、社長がほとんどすべての判断をしている会社があります。
創業時にはそれでも動きますが、社員や仕事が増えると、 社長自身が会社のボトルネック になることがあります。
- ○万円までは担当者判断
- この条件なら管理職決裁
- 例外だけ社長に相談
判断基準を決めるだけでも、社員の待ち時間と社長の細かな確認作業は減らせます。
改善したら数字で確認する
業務改善では、 「以前より楽になった気がする」 だけでは十分ではありません。
改善前と改善後を、できるだけ数字で比較します。
数字を確認することで、「改善したつもり」を防ぐことができます。
IT・AIは最後に使う
入力、転記、集計、検索、定型的な連絡などは、ITやAIと非常に相性のよい仕事です。
しかし、ツールを導入しただけで会社の生産性が上がるわけではありません。
「何を自動化するか」の前に、「何をなくせるか」を考える。
仕事の流れを整理し、その中で繰り返し作業や定型作業だけをIT・AIに任せる。この順番が重要です。
一番重要なのは、社員が気づいていることを知ること
経営者から見ると問題なく動いているように見える仕事でも、現場では小さな不便が積み重なっていることがあります。
- 「なぜこの資料を毎月作るのか分からない」
- 「同じ確認を何人もしている」
- 「担当者ごとに仕事のやり方が違う」
- 「必要な情報を探す時間が長い」
- 「少しのことでも社長の判断を待っている」
- 「以前伝えたけれど何も変わらなかった」
こうした社員の声は、生産性改善の重要な手掛かりです。
しかし、社員が気づいていることが、必ず経営者まで届くとは限りません。
上司に言いにくい。人を批判したくない。以前言っても変わらなかった。
そうした経験が続けば、社員は問題に気づいても、やがて言わなくなります。
アンケートシステムCPSで「言えない問題」を見つける
三尾会計事務所では、こうした現場の課題を発見するために、 アンケートシステムCPS を活用しています。
アンケートシステムCPSとは
社員が日々の仕事の中で気づいている経営課題を、回答者を特定しない形で集め、 AIと専門家が整理し、事実確認したうえで改善につなげる仕組みです。
CPSは、社員満足度を測ることだけを目的としたアンケートではありません。
大切なのは、社員の声を集めて終わらないことです。
社員の声は「結論」ではありません。
事実を発見するための手掛かりです。
社員から「この会議は長すぎる」という声が出たからといって、すぐに会議をなくすわけではありません。
なぜ長いのか。資料作成にどれだけ時間がかかっているのか。本当に必要な参加者は誰か。そこで何を決めているのか。
事実を確認して初めて、改善方法を考えます。
アンケートシステムCPSについては、こちらでも詳しく説明しています。
▶ アンケートシステムCPS｜社員の声から経営課題を発見する
アンケートで大切なのは「聞いたあと会社が動くこと」
社員から多くの意見を集めても、会社が何もしなければ逆効果になることがあります。
「言っても変わらない」と感じれば、次から社員は答えなくなるからです。
そこで、集まった課題を整理します。
↓
AIと専門家が整理する
↓
事実確認する
↓
重要度・緊急度・必要時間で整理する
↓
すぐ直せるものは改善する
↓
大きな課題は計画化する
↓
現場社員にも改善に参加してもらう
↓
再度CPSを行い変化を確認する
大きな問題を解決する前に、今日直せる問題を今日直す。
小さな改善でも、社員にとっては「言えば会社が動く」という大きな変化になります。
改善は「大改革」より、小さく始める
業務改善というと、全社システムの入替えや、大規模な組織変更を想像するかもしれません。
しかし、実際には一つの業務から始める方が進みやすいことが多いです。
例えば、
- 請求書発行
- 受注処理
- 日報
- 会議
- 在庫確認
- 顧客情報共有
など、社員が「面倒だ」と感じている仕事を一つ選びます。
↓
困っていることを聞く
↓
なくせる仕事を探す
↓
新しいやり方を決める
↓
小さく実行する
↓
数字で確認する
↓
うまくいけば横展開する
この繰り返しによって、会社全体の仕事の仕組みが少しずつ変わっていきます。
生産性向上で生まれた時間を、何に使うのか
ここも非常に重要です。
生産性向上の目的は、単に仕事を早く終わらせることではありません。
改善によって生まれた時間を、
など、会社の価値を高める仕事に振り向けることが重要です。
まとめ｜生産性向上は「人を減らす話」ではなく「仕事を良くする話」
生産性向上という言葉から、人員削減や仕事のスピードアップを想像することがあります。
しかし、私たちが考える生産性向上は少し違います。
「もっと頑張る」から
「もっと良い仕事の仕組みに変える」へ。
そこから本当の生産性向上が始まります。
ムダな仕事を減らせば、社員は本来やるべき仕事に時間を使えるようになります。
判断基準を明確にすれば、経営者も細かな確認から解放されます。
そして、現場社員が気づいている問題を改善に活かすことができれば、 仕事をする人自身が会社を良くする側に回る ことができます。
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