試算表を見て終わりにしていませんか？数字の異常から始める製造業の業務改善
miokaikei
毎月、試算表を確認している。
売上も見る。利益も見る。前年同月とも比較する。
それでも、 「なぜ利益が思ったほど残らないのか分からない」 という会社があります。
試算表は、数字を確認して終わるための資料ではありません。
大切なのは、その数字を見たときに、
「なぜ、この数字になったのか」
と考えることです。
数字には結果が表れています。しかし、その原因は現場にあります。
特に製造業では、利益率、材料費、外注費、在庫などの数字の変化の裏側に、工場で起きている問題が隠れていることがあります。
試算表を見て「今月は悪かった」で終わっていませんか
多くの会社では、会計事務所から毎月試算表が届きます。
- 売上はいくらだったか
- 利益はいくら残ったか
- 前年同月と比べてどうか
- 経費が増えていないか
こうした確認はもちろん必要です。
しかし、
「来月はもっと売上を増やそう」
だけで終わってしまうと、同じ問題が翌月も繰り返される可能性があります。
試算表を見る本当の意味は、結果を確認することだけではありません。
数字の変化から、会社の中で何が起きているのかを考えることです。
利益率が動いたら、まず「なぜ？」と考える
製造業では、月によって製造する商品や数量が変わります。
そのため、利益率が毎月まったく同じになるわけではありません。
しかし、限界利益率や粗利益率が大きく変動している場合には、一度立ち止まって原因を考える必要があります。
たとえば、今月だけ材料費率が高い。
それを単に「製品構成が違ったから」と説明して終わらせず、
- 材料をいつもより多く使っていないか
- 不良品が増えていないか
- 歩留まりが悪化していないか
- 仕入価格が上がっていないか
- 在庫計上は正しいか
数字の異常は、現場からのサインかもしれない
たとえば材料費が想定以上に増えていたとします。
その原因は、単純な材料単価の上昇だけとは限りません。
切断方法や加工方法によって必要以上に材料を使っている。
不良や作り直しによって、材料と時間の両方を失っている。
指示違いや確認不足によって、同じ仕事を繰り返している。
必要な材料がなく、生産ラインが止まっている。
実際の在庫と帳簿が合わず、材料費そのものが正しくない。
担当者によって作業方法や品質が違っている。
つまり、試算表に出ている数字は単なる「結果」ではありません。
経営者が知らなくても、社員は知っている
では、数字に異常があったとき、現場で何が起きているのかをどう確認すればよいのでしょうか。
ここで重要になるのが、実際に仕事をしている社員です。
経営者が知らないことでも、現場の社員は日々の仕事の中で気づいていることがあります。
- 「材料がいつも足りなくなる」
- 「不良がどれだけ出ているのか分からない」
- 「機械が止まっても原因が共有されない」
- 「新人への教え方が担当者ごとに違う」
- 「在庫があるはずなのに必要なときにない」
- 「営業の急な変更で現場が振り回される」
ところが、こうした事実が経営者まで上がってくるとは限りません。
以前伝えても何も変わらなかった。上司に言いにくい。自分が言っても仕方がない。
そうした経験が続くと、社員はやがて問題に気づいても言わなくなります。
そこで「アンケートシステムCPS」を使う
私たちは、社員が日々の仕事の中で気づいている問題を把握するために、 アンケートシステムCPSを活用しています。
これは、単なる社員満足度調査ではありません。
アンケートシステムCPSとは
社員が仕事の中で気づいている経営課題を、回答者を特定しない形で集め、AIと専門家が整理し、事実確認したうえで改善につなげる仕組みです。
ここで大切なのは、 社員の声をそのまま事実だと決めつけないことです。
社員の声は「結論」ではありません。
社員の声は、事実を発見するための手掛かりです。
CPSは「アンケートを取って終わり」ではない
アンケートで多くの意見が集まっても、それだけでは会社は変わりません。
アンケートで大切なのは、聞くことではなく、 聞いたあと会社が動くことです。
↓
AIと専門家が整理する
↓
事実を確認する
↓
重要度・緊急度・時間で整理する
↓
すぐ直せるものは改善する
↓
大きな課題は計画化する
↓
社員にも改善に参加してもらう
↓
再度CPSを実施して変化を見る
大きな課題ばかりを議論する必要はありません。
今日直せる問題なら、今日直す。
その積み重ねが、社員にとっても 「言えば会社が動く」 という実感につながります。
業務改善は、大きな投資から始める必要はない
業務改善というと、新しい生産管理システムや設備を導入することを考えがちです。
もちろん、それが必要な会社もあります。
しかし、その前に確認したいことがあります。
今の仕事の中で、どこから利益が漏れているでしょうか。
- 材料のムダ
- 不良品
- 作り直し
- 過剰在庫
- 欠品
- ライン停止
- 段取り時間
- 重複入力
- 確認待ち
一つひとつは小さな問題に見えるかもしれません。
しかし、それが毎日繰り返されれば、年間では大きな利益の差になります。
「売上を増やす」だけが利益改善ではない
利益を増やそうとすると、多くの経営者はまず売上を増やそうと考えます。
しかし、売上を増やすには営業活動、人員、広告、設備など、新しいコストが必要になる場合があります。
一方、すでに会社の中から流出している利益を止めることができれば、その改善効果は利益に直結します。
地味に見える改善ですが、製造業の利益体質を強くするうえでは非常に重要です。
試算表を「経営の質問表」に変える
毎月の試算表を、税金や決算のためだけの資料にする必要はありません。
数字を見ながら、毎月一つでも「なぜ？」という質問を作ります。
- なぜ今月だけ材料費率が高いのか
- なぜ粗利益率が先月より下がったのか
- なぜ在庫がこれほど増えたのか
- なぜ売上が増えたのに利益が増えていないのか
- なぜ外注費が増えているのか
そして数字だけで答えが分からなければ、現場を確認します。
↓
「なぜ？」と考える
↓
現場を確認する
↓
社員の声を聞く
↓
事実を確認する
↓
原因を特定する
↓
改善する
↓
翌月の数字で確認する
この流れを繰り返すことで、試算表は単なる会計資料から、 業務改善のための経営資料へ変わります。
実際に、限界利益率の変動から現場の問題が見つかった
実際に、ある樹脂加工業の会社では、毎月の限界利益率が大きく変動していました。
会計数字だけを見ても、その理由を特定することができませんでした。
そこで工場社員を対象にアンケートシステムCPSを実施しました。
すると、
- 材料不足
- 在庫管理
- 不良品
- 社員教育
- 手戻り
- 情報共有
など、経営側が十分に把握していなかった複数の課題が見えてきました。
数字の異常から始まり、社員の声を手掛かりに現場を確認する。
そして、発見した課題を社員自身も参加して改善していく。
この流れによって、単なる数字の分析ではなく、工場全体の業務改善へつながりました。
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数字と現場をつなぐことが、業務改善の第一歩
業務改善で最初から完璧な仕組みを作る必要はありません。
まず、数字に疑問を持つ。
その疑問を現場まで追いかける。
そして、現場の社員が知っている事実を集め、改善する。
数字には結果があります。
社員の声には、その原因を見つける手掛かりがあります。
数字と現場をつなげることで、これまで見えなかった利益改善の余地が見えてきます。
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売上はあるのに利益が残らない。
材料費率が毎月大きく変わる。
在庫や不良の実態が分からない。
原因は、会計数字だけではなく、現場の仕事の流れにあるかもしれません。
