社長と社員のコミュニケーション｜話す機会をつくる方法と組織改善
miokaikei
会議を開いているのに、社員から意見が出ない。
それは「社員に意見がない」からとは限りません。
社長が話し、社員が聞くだけ。
問題があっても上司のところで止まり、経営者まで届かない。
こうした状態では、会社に必要な情報が集まらなくなります。
中小企業では、社長と社員の距離が近いように見えて、 実際には十分な意思疎通ができていないことがあります。
会議では社長ばかりが話し、 社員は聞かれたことにだけ答える。
あるいは、社員が問題に気づいていても、 「わざわざ社長に言うほどではない」 「以前言ったけれど変わらなかった」 と考え、次第に言わなくなってしまいます。
会社で必要なコミュニケーションは、「仲良く話すこと」だけではありません。
仕事を進めるために必要な情報、現場で起きている問題、判断すべきことが、 必要な人まで正しく届くことが重要です。
なぜ社長が入ると、社員は話さなくなるのか
会議で社長が入った途端、 社員が発言しなくなる会社があります。
必ずしも社員に意見がないわけではありません。
社長と社員には、そもそも立場の違いがあります。
評価する側と評価される側。 仕事を指示する側と指示される側。 給料を払う側と受け取る側。
この違いがある以上、 社員が社長とまったく同じ感覚で話すことは難しいものです。
「何でも言ってくれ」と言うだけでは、十分ではありません。
社員が「言っても大丈夫」「言えば聞いてもらえる」と感じる経験を、 日常の中で積み重ねる必要があります。
まず、社員が話しやすくなる土台をつくる
社長と社員のコミュニケーションを良くする方法は、 特別な話術だけではありません。
むしろ、日常の接し方の積み重ねが大きく影響します。
普段ほとんど話さない相手に、突然「本音を言ってほしい」と求めても難しいものです。 短い会話でも、日頃の接点を持つことが第一歩です。
結果だけを聞くのではなく、「何に困っているのか」「どこで時間がかかっているのか」まで聞くことで、会話の内容が変わります。
社長にとって何気ない言葉でも、社員には強い指示や評価として受け取られることがあります。
社員の話を聞いた後、何も変わらなければ「言っても無駄」という経験だけが残ります。
会社の目標と社員の仕事がどうつながっているのかを共有すると、数字や改善の話をしやすくなります。
良かった仕事を認めることも、問題を率直に話せる関係をつくるうえで重要です。
会社のコミュニケーションは「何を話すか」が重要
ここまでは、人と人との関係についての話です。
しかし会社は、友人同士の集まりではありません。
仲が良いだけでは、 納期は守れませんし、利益も増えません。
会社では、 仕事を進めるために何を共有するのか を決めておく必要があります。
社内で共有すべきものは、大きく3つあります。
数字、仕事のプロセス、意思決定のプロセスです。
1．数字を共通言語にする
「もっと売上を増やそう」 「利益を上げよう」 と言うだけでは、社員は何をすればよいのか分かりません。
今期の売上目標はいくらなのか。 現在どこまで達成しているのか。 どの商品で利益が出ているのか。 あとどれだけ必要なのか。
数字が具体的になると、 社員同士の会話も具体的になります。
数字は社員を追い込むために使うのではありません。
会社の現在地を共有し、 「では、どうすればよいか」を一緒に考えるための共通言語として使うことが重要です。
2．仕事のプロセスを共有する
会社で起きる問題の多くは、 「誰かが知らなかった」 「聞いていなかった」 「担当だと思っていなかった」 というところから始まります。
誰が受注するのか。 誰が見積りを確認するのか。 誰が材料を発注するのか。 誰が顧客へ連絡するのか。
仕事の流れが曖昧であれば、 いくら社員同士の関係が良くても混乱はなくなりません。
コミュニケーション不足に見えて、実は「仕事の仕組み」が問題であることがあります。
伝達方法だけを改善するのではなく、 仕事がどの順序で、誰から誰へ渡っているかを見ることが必要です。
3．誰が、どこで決めるのかを明確にする
情報が共有されていても、 誰が決めるのかが分からなければ仕事は止まります。
値引きを誰が承認するのか。 設備修理を誰が判断するのか。 顧客クレームをどこまで現場で判断してよいのか。
小さな会社ほど、 あらゆる判断が社長に集中しやすくなります。
すると社員は、 「社長に聞かなければ分からない」 という状態になり、仕事の速度が落ちます。
良いコミュニケーションとは、
何でも社長に聞くことではありません。
必要な情報が必要な人に届き、 決めるべき人が判断できる状態をつくることです。
同じ言葉を、同じ意味で使っていますか
意外に見落とされるのが、 社内で使う言葉の違いです。
同じ商品を営業と購買で違う呼び方をしている。 「原価」という言葉を部署によって違う意味で使っている。 「完了」の定義が営業と製造で違う。
こうした小さな違いが、 確認作業や間違い、やり直しを生みます。
業務で重要な言葉は、 新人社員でも同じ意味で理解できる状態にしておくことが重要です。
会議を「社長の報告会」にしない
会議の回数を増やせば、 コミュニケーションが良くなるわけではありません。
大切なのは、 その会議で何を確認し、何を決めるのかを明確にすることです。
数字、進捗、顧客情報、問題点など、会議の対象を決めます。
話を聞くだけで終了せず、次に行うことを明確にします。
決定事項を担当者につなぎ、次回に進捗を確認します。
社長が長く話すことより、 社員が仕事の事実を説明し、 その場で必要な判断ができる会議の方が、 会社にとって価値があります。
それでも、社員が会議では言えないことがある
ここまで仕組みを整えても、 すべての問題が会議で出てくるとは限りません。
特に、 上司や他部署が関係する問題、 以前から何度も伝えている問題、 自分が言ったと分かると人間関係に影響しそうな問題は、 口に出しにくいものです。
そこで重要なのは、 「社員が言わない＝問題がない」 と考えないことです。
社員が黙っている会社にも、社員が知っている問題があります。
問題は、その情報を経営者まで届ける仕組みがあるかどうかです。
社員が言えない問題を拾う「アンケートシステムCPS」
三尾会計事務所では、 社員が日々の仕事の中で経験している問題を集め、 経営課題の発見につなげる アンケートシステムCPSを活用しています。
CPSは、社員満足度を調べるだけのアンケートではありません。
材料が足りず仕事が止まっている。 見積りが甘く利益が出ない。 営業から情報が来ない。 同じ不良が繰り返されている。
こうした 社員が実際の仕事の中で経験している事実 を集めます。
会議だけでは拾えない現場の声があります
約100名・約1,000件の社員回答から、 利益、品質、納期、生産性に関わる経営課題が見えてきた事例を紹介しています。
集めた声は、社員自身の改善につなげる
社員から問題を聞くだけでは、 コミュニケーション改善は完成しません。
本当に重要なのは、 社員が伝えた問題に会社がどう対応するかです。
問題を回答した社員や管理職にも参加してもらい、 事実を確認し、 「では、どうすれば改善できるか」を一緒に考える。
そして、決めた改善策を実行し、 その後の進捗を確認します。
「話を聞いてもらえた」だけではなく、「言ったことから会社が変わった」という経験をつくる。
この経験が、次に社員が問題を話すための信頼につながります。
社内コミュニケーションの目的は「会社を動かすこと」
社長と社員が仲良くなることは悪いことではありません。
しかし、会社のコミュニケーションの最終目的は、 単に話しやすい職場をつくることではありません。
必要な情報が共有される。 問題が早く見つかる。 必要な判断が行われる。 改善策が実行される。
その結果として、 品質、納期、利益、生産性が改善していくことが重要です。
良いコミュニケーションとは、
「よく話す会社」ではありません。
必要な事実が必要な人に届き、
その情報を使って会社が動く状態です。
あわせて読みたい記事
社員が日々の仕事の中で何を経験しているのかを、実際の回答例から紹介しています。
記事を読む →集めた社員の声を、実際の改善へつなげる解決策支援セッションを解説しています。
記事を読む →コミュニケーションだけに頼らず、仕事の仕組みそのものを改善する考え方です。
記事を読む →社員が何も言わない会社から、問題が早く見える会社へ。
社内の情報共有、会議、仕事の流れ、社員の声を整理し、 経営課題を改善につなげる仕組みづくりをご支援します。
